Основной движущей силой, способствующей прогрессу ЮЗЭДО, является активная позиция государства в борьбе с налоговыми уклонениями, упрощении контрольных процедур и снижении издержек налоговых органов при выявлении нарушений. Мы также делаем свой вклад в развитие ЮЗЭДО через факторинг и начинаем нашу серию статей с вопроса: «Для чего торговым компаниям вообще нужен ЮЗЭДО?».
Юридически значимый электронный документооборот, известный как ЮЗЭДО, это уникальная платформа для обработки электронных документов, которая опирается на концепцию «без печати на бумаге» и включает в себя активное использование квалифицированных электронных подписей.
Среди всех бумаг, которые можно использовать в электронном виде, важным является Унифицированный Передаточный Документ, акт выполненных работ, счет-фактура, контракт на поставку товаров и другие.
Структурированные электронные бумаги, такие как УПД, соответствуют определенному формату, который точно определен законодательством. Для создания таких бумаг используются форматы, утвержденные ФНС. Универсальный формат для электронных оригиналов установлен законом и является .XML, а для отсканированных копий бумаг допустимы форматы .JPG, .TIFF, .PDF, .PNG. Остальные электронные документы, вроде счетов, писем, доверенностей, паспортов сделок и других, относятся к неструктурированным. Для них нет специфических требований по формату, и форма представления электронных данных не имеет значения.
X5 Retail Group умело сократила расходы, заменив бумажные ТОРГ-12 и счета-фактуры на электронные УПД. Ранее каждый комплект документов обходился компании в 42 рубля, включая расходы на логистику, хранение, оплату труда сотрудников и прочие затраты. С переходом к электронному документообороту эти издержки уменьшились до 6 рублей за комплект. Еженедельно X5 Retail Group обрабатывает около 13 500 УПД, что позволило сэкономить около 2 миллионов рублей ежемесячно.
Если вы отправляете гораздо меньше документов в неделю, например, около 100, и вы также можете сэкономить. Ежемесячно ваша экономия составит приблизительно 15 000 рублей, что в год превратится в почти 180 000 рублей. Это прекрасный способ повысить эффективность вашего малого или среднего бизнеса, особенно в условиях сокращения маржинальности.
Состав Универсального Передаточного Акта
Универсальный передаточный акт — это ключевой элемент в деловых операциях, который определяет юридическую значимость товарного оборота. В данном документе содержится детальная информация о перемещаемых товарам, участниках сделки и особенностях финансовых взаимодействий.
Дополнительные плюсы от применения Универсального Передаточного Акта
Благодаря автоматизации процесса создания буфера приемки товара, время, которое необходимо на обработку документов во время приемки, значительно сокращается. Это позволяет уменьшить простой транспорта и увеличить его оперативность.
Автоматическое заполнение номера УПД уменьшает количество спорных ситуаций при приемке товара, так как это позволяет избежать ошибок при вводе данныx в информационные системы и исключить путаницу при вводе позиции.
Повышение экономической эффективности за счет объединения двух документов в один и уменьшения расходов на их создание.
Быстрый доступ к необходимому документу в электронном архиве существенно ускоряет реакцию на запросы и требования контролирующих органов по сравнению с поиском в письменном виде.
Как перейти на ЮЗЭДО
- Спросите у своих партнеров, кто из них уже использует или планирует использовать электронный документооборот через ЮЗЭДО.
- Заключите дополнительное соглашение к договору о поставке товаров или услуг, в котором укажите, какое информационное поле в электронном УПД будет использоваться для определения поставки. Это соглашение позволит использовать функцию «СЧФ ДОП» в электронном УПД.
- Вы можете заключить договор с провайдером системы электронного документооборота и получить квалифицированную электронную подпись в официальном центре аккредитации.
Электронный УПД — это удобный документ, который значительно сокращает объем бумажной работы. Каждая компания самостоятельно решает, как использовать УПД, учитывая свои потребности и бизнес-процессы.
Вместо счета-фактуры для НДС используется специальный документ.
УПД СЧФ ДОП является универсальным документом для передачи.
Этот вариант заменяет пакет документов «счет-фактура + первичный документ».
Вместо использования первичных документов, таких как товарные накладные или акты выполненных работ/оказанных услуг, можно использовать следующее:
Как отправить электронный файл партнеру
- Доступ к интернету можно получить через специальный веб-интерфейс на сайте компании ЮЗЭДО. Пользователи должны авторизоваться в своем аккаунте с помощью личных данных: логина и пароля. После входа в систему они могут создавать файлы, которые потом можно подписать с помощью квалифицированной электронной подписи (КЭП).
- Интеграция системы ЮЗЭДО с учетной системой позволяет автоматизировать отправку и прием документов прямо из программ учета, таких как 1С или SAP. Для этого необходимы специальные коннекторы, которые зачастую предоставляются за дополнительную плату. Тем не менее, стоимость подобных коннекторов обычно не превышает 12 000 — 15 000 рублей в год. Это значительно удобнее, чем заполнять документы вручную.
Одним из важных элементов УПД является информационное поле о хозяйственной деятельности, содержащее данные об участниках факта, его основаниях и обстоятельствах. Подробнее о структуре УПД, о необходимых и дополнительных полях, расскажем в следующей статье.
Прошу уведомить Должника о передаче денежного требования Фактору по договорам, заключенным между нашими компаниями. Просим производить оплаты за все наши поставки, совершенные с [дата], на указанные реквизиты обслуживающего Фактора. Формирование уступочной надписи по форме Совкомбанк Факторинг является обязательным, за исключением случаев, когда договор факторинга предусматривает иное.
Не стоит вводить в заблуждение и пытаться убедить читателя в отсутствии проблем. Прежде всего, давайте критически оценим операторов ЮЗЭДО и, опираясь на личный опыт, утверждаем, что их функциональность недостаточна. Например, может отсутствовать интеграционное решение или какой-то элемент интерфейса, который требует доработки со стороны сервиса. Мы затратили много усилий и времени, чтобы внести изменения в электронную УПД в «ИнфПолФХЖ1ТекстИнф» после переговоров с одним из операторов. Теперь каждый поставщик, использующий факторинг с дебиторами, может вставлять уступочную надпись и информацию о сроке отсрочки по контракту, если контракт устанавливает несколько критериев отсрочки. Во-вторых, роуминг между операторами ЮЗЭДО настраивается не так быстро, как пожелалось бы. Наконец, существуют несколько пробелов и противоречий в различных нормативных вопросах. Например, вопросы хранения документов в электронном формате и их предоставления в судебные инстанции и органы власти. Однако на практике многие из этих проблем постепенно урегулируются.
Факторинговым компаниям также выгодно, чтобы больше поставщиков и дебиторов использовали ЮЗЭДО. Это, прежде всего, связано с экономическими выгодами. Например, через Совкомбанк Факторинг ежемесячно обрабатывает около 100 000 поставок и требует от контрагентов оригиналы отгрузочных документов для сверки с данными, зарегистрированными в системе е-Факторинг, после чего эти документы отправляются в архив. Если бы мы отказались от бумажных накладных и перешли на электронные УПД, мы бы сэкономили около 36 рабочих часов ежемесячно и более 250 000 рублей в первый год частичного отказа от архива (и более полумиллиона, когда полностью откажемся от архива). Для клиентов ЮЗЭДО в факторинге это, прежде всего, снижение риска отказа фактора в выплате финансирования из-за некорректно заполненных или заверенных неуполномоченным лицом документов. А также имеется еще некоторое количество преимуществ, о которых мы расскажем в следующем материале.
Есть вопросы или хотите воспользоваться нашими услугами?
Если у вас возникли вопросы, позвоните нам по номеру 8-800-200-18-08 или отправьте заявку через форму обратной связи.
Чем отличаются УПД и УКД?
В 2014 году появились два новых типа документов для бухгалтерии — универсальный передаточный документ (УПД) и универсальный корректировочный документ (УКД). Основная их задача состоит в том, чтобы объединить два основных документа — счет-фактуру и первичный документ — в одном УПД, а также содержать корректировки в УКД.
Использование рекомендуемых форм УПД и УКД является наиболее предпочтительным. Однако, если кому-то они неудобны, их можно не заполнять. Важно отметить, что формы этих документов и рекомендации ФНС по их составлению согласованы с Минфином. Следовательно, правильное заполнение позволит одновременно подтвердить право на вычет НДС и расходы по налогу на прибыль. Кроме того, для бухгалтеров это означает меньше бумажной работы.
УПД
УПД объединяет в себе не только счет-фактуру и накладную на передачу товаров, но и акт о выполнении работ или оказании услуг. Форму УПД можно использовать не только для заполнения данных обязательных для счета-фактуры, но и для «спецрежимников» (УСН, ЕНВД, ЕСХН), которым это не требуется.
В инструкции описывается процесс заполнения и представления универсального передаточного документа, указанного в письме от Федеральной налоговой службы России от 21 октября 2013 года под номером ММВ-20-3/96@.
Хотя УПД имеет широкое применение, он может использоваться только для оформления продажи товаров и услуг внутри России по требованию ФНС. Экспортеры не могут использовать этот документ для подтверждения нулевой ставки НДС.
Поскольку УПД выступает как счет-фактура и первичный документ, любые ошибки в нем могут привести к проблемам с возвратом НДС или учетом расходов при расчете налога на прибыль.
Исправление ошибок в УПД зависит от двух ключевых факторов.
В статусе документа присутствует два варианта пометки: «1» или «2». Это указывает на то, в каких конкретных данных счета-фактуры или первичного документа были обнаружены ошибки.
Могут ли ошибки в счете-фактуре помешать налоговым органам определить продавца, покупателя, название товаров (работ, услуг, имущественных прав), их стоимость, налоговую ставку, сумму налога, которую должен заплатить покупатель (согласно пункту 2 статьи 169 Налогового кодекса РФ такие ошибки приводят к отказу в вычете НДС).
В зависимости от указанных факторов, налоговые специалисты рекомендуют применять различные методы для выявления и исправления ошибок.
УКД
Для применения скидки на уже отгруженный товар, возможно использовать УКД. Этот документ объединяет корректировочный счет-фактуру и первичный документ, подтверждающий согласие покупателя на изменение стоимости отгрузки. Формат УКД схож с УПД.
В каких случаях требуется составление УКД?
1) Изменения в общей стоимости ранее оформленной поставки из-за изменения цены или количества товаров, если инициатором является продавец.
Независимо от предлагаемого товара или услуги, необходимо получить согласие покупателя.
– Согласие покупателя не требуется, если изменение цены было согласовано заранее.
Если при получении товаров покупатель обнаруживает расхождение в их количестве и качестве, ему следует получить согласие продавца на свои возражения. Для этого необходимо, чтобы продавец составил документ, подтверждающий свое согласие на претензии покупателя. Важно отметить, что если представитель продавца не подписал документ об отклонении (односторонний акт), покупатель должен самостоятельно документировать это согласие.
Оформление УКД не допускается в соответствии с правилами.
2) при возврате товаров, на которые установлен особый порядок выставления и регистрации счетов-фактур;
3) в случае возврата товаров, требующих специального порядка выставления и регистрации счетов-фактур;
4) при возврате товаров, которые подпадают под особый порядок выставления и регистрации счетов-фактур;
5) при возврате товаров, для которых требуется определенный порядок выставления и регистрации счетов-фактур;
6) при каждом возврате товаров, когда необходимо соблюдать особый порядок выставления и регистрации счетов-фактур.
Если изменение стоимости доставки связано с исправлением ошибки, допущенной продавцом в первоначальной документации (УПД, иных первичных документах по доставке и счетах-фактурах).
Важно обратить внимание на письмо ФНС России от 17 октября 2014 года № ММВ-20-15/86@, где подробно описана форма УКД и порядок ее заполнения.
Понятие УПД
Хотите уменьшить использование бумаги при обмене документами? Обратитесь к универсальным передаточным документам, которые объединяют первичные документы по договору с счетами-фактурами. Подробнее о преимуществах УПД вы можете узнать в нашей публикации.
- Унифицированный Платежный Документ (УПД) можно описать упрощенными выражениями.
- Различные варианты применения УПД.
- Почему следует использовать УПД?
- Какой вид УПД лучше применять: традиционный на бумаге или современный в электронном формате?
- Расчетно-платежный документ и документ-основание для учета операции.
- Необходимые данные универсального передаточного документа.
- Если изменилась цена.
- УПД отличается особенностями от других документов.
- Итог.
УПД — это продукт российского законодательства, который объединяет в себе функции двух важных документов: счета-фактуры, используемого для подтверждения и списания сумм, указанных в первичных документах продавцом, и товарных накладных, актов выполненных работ или оказанных услуг, которые играют роль завершающих документов. Эти документы обычно оформляются после полного выполнения обязательств исполнителем. Информация предоставлена сайтом freeimages.com.
УПД в доступной форме
Универсальный передаточный документ, или УПД, включает в себя функции счета-фактуры, который утверждает и списывает суммы, указанные в первичных документах от продавца, и товарных накладных, актов выполненных работ или оказанных услуг, а также другие документы подобного характера. Они являются заключительными документами, выдаваемыми после полного выполнения исполнителем всех своих обязательств.
Универсальный документ для передачи информации был разработан и утвержден Федеральной налоговой службой 21 октября 2013 года под номером ММВ-20-3/96. Его использование не является обязательным, и каждая организация самостоятельно решает, нужно ли применять данный документ.
Как организовать бухгалтерский учет для частного предпринимателя самостоятельно?
Согласно статье 9 Закона о бухгалтерском учете, руководитель организации сам выбирает, какие первичные документы использовать для учета сделок. Однако, чтобы избежать возможных споров, рекомендуется включить в учетную политику организации возможность использования унифицированных первичных документов.
Стоит отметить, что в повседневной жизни универсальный передаточный документ применяется чаще при совершении сделок купли-продажи. В то же время, при выполнении работ и предоставлении услуг чаще используется комбинация акта и счета-фактуры.
Лицо, обладающее соответствующими полномочиями, расставляет подпись на универсальном передаточном документе (УПД). В организациях этим лицом обычно является работник, имеющий право действовать без доверенности, зачастую это генеральный директор. Однако руководитель предприятия может поручить другому лицу подписывать УПД, выдав письменную доверенность.
Всегда существует возможность вернуться к прежнему порядку работы с документацией, отказавшись от использования УПД и вместо этого перейдя на счета-фактуры, акты или товарные накладные.
Если вы только что основали свой собственный бизнес и находитесь на первых порах своего предпринимательского пути, мы рекомендуем обратить внимание на услугу расчетно-кассового обслуживания, предоставляемую Совкомбанком.
Сейчас у вас есть прекрасная возможность открыть счет в Совкомбанке с выгодными условиями для предпринимателей! Подайте заявку уже сегодня, чтобы узнать индивидуальные предложения, которые наш банк подготовил специально для вас.
Практическое применение УПД
При использовании универсального передаточного документа в практике применения выделяются два основных способа его использования:
- Для того чтобы придать первичному документу — счет-фактуре, нужный статус и обеспечить его влияние на распознавание расходов при расчете налога на прибыль, следует поставить цифру «1» в поле «Статус». Кроме этого, данный документ можно будет использовать и для расчетов по НДС.
- В первичном документе ставится отметка «2» в разделе «Статус». Универсальный передаточный документ (УПД) заменяет только товарную накладную или акт. Счет-фактуру придется выписывать отдельно. Некоторые реквизиты, такие как «К платежно-расчетному документу», заполнять уже не потребуется.
Ошибки, которые стоит избегать при работе с УПД и УКД
В данном разделе мы рассмотрим некоторые типичные неточности, которые могут возникнуть при использовании Универсальных Передаточных Документов и Учетных Карт Движения.
Частой ошибкой при работе с УПД и УКД является неправильное заполнение документов. Недостоверные данные или неполные сведения могут привести к ошибкам в учете и дополнительным расходам на исправление.
Очень важно быть внимательным при передаче и хранении электронных документов. Неправильно оформленные документы могут привести к потере данных и невозможности верификации информации.
Необходимо также помнить о сроках хранения УПД и УКД. Несоблюдение законодательно установленных сроков может привести к штрафам и другим последствиям для компании.
Избегайте также использования нелицензионного программного обеспечения для работы с УПД и УКД. Нелегальное ПО может не обеспечивать надежную защиту данных и создавать уязвимости для хакерских атак.
Какие документы можно передавать с помощью Универсального Передаточного Акта
Универсальный Передаточный Акт позволяет передавать различные виды документов, такие как счета-фактуры, акты выполненных работ, договоры и соглашения, товарные накладные и другие. Этот механизм упрощает процесс ведения бизнеса и обеспечивает прозрачность обмена информацией.
Помимо перечисленных выше документов, с помощью УПД можно также передавать финансовые отчеты, накладные на перемещение товаров, акты приема-передачи и другие документы, необходимые для заключения и исполнения договоров. Это значительно упрощает процесс взаимодействия между контрагентами и сокращает время на оформление документации.
Роль УПД и УКД в бухгалтерском учете
Универсальные Передаточные Документы и Универсальные Корректировочные Документы играют важную роль в финансовой отчетности компаний. Они позволяют точно отразить все операции, связанные с перемещением товаров и услуг, а также внесение исправлений в учетные записи. Без них невозможно провести учет экономической деятельности предприятия.
Использование УПД и УКД помогает избежать ошибок и несоответствий в бухгалтерской отчетности, а также обеспечивает прозрачность и удобство для всех сторон, участвующих в финансовых операциях. Благодаря этим документам возможно более точно контролировать движение материальных ценностей и финансовых средств.
Универсальный Передаточный Акт является ключевым инструментом для передачи информации о перемещении товаров и услуг между различными подразделениями компании или между компаниями-партнерами. Он упрощает процесс учета и позволяет быстро и эффективно передавать необходимые данные.
Законы, регулирующие использование УПД и УКД, устанавливают четкие правила и требования к оформлению и обработке этих документов. Соблюдение законодательства позволяет избежать штрафов и проблем с налоговыми органами, а также обеспечивает законность и прозрачность финансовых операций.
Как использовать УПД и УКД в бухгалтерии?
В данном разделе мы рассмотрим способы применения Универсального Передаточного Документа и Универсального Коммерческого Документа в сфере финансового учета и отчетности. Эти документы играют важную роль во взаимодействии компаний и организаций и позволяют упростить процессы обмена информацией.
Универсальный Передаточный Документ (УПД) является основным документом, который используется для передачи информации о финансовых операциях между организациями. Он содержит данные о товарах, работах, услугах или иных объектах, которые передаются от одного участника бизнес-процесса другому.
Универсальный Коммерческий Документ (УКД), в свою очередь, представляет собой документ, содержащий информацию о коммерческих операциях, в том числе о покупке и продаже товаров, услуг или работ. Он служит для фиксации и подтверждения сделок между сторонами и является неотъемлемой частью бухгалтерской отчетности.
Для правильного использования УПД и УКД необходимо следовать установленным правилам и стандартам и внимательно оформлять документы. Это поможет избежать ошибок и упростит процессы учета и отчетности в компании.